Confiez votre projet CRM ONG, Association & Fédération à des experts de votre secteur

Vous souhaitez déployer, migrer ou faire évoluer votre CRM ? Nos consultants vous accompagnent dans la structuration de vos données donateurs, adhérents et partenaires, avec un HubSpot adapté à votre organisation, à vos campagnes et à vos outils métier.

Architecture CRM : structurer les relations entre donateurs, adhérents, entreprises membres, bénévoles et sections locales.
Collecte et adhésions : automatiser les campagnes, les relances de cotisation et le suivi de l'engagement.
Intégrations métier : connecter HubSpot à vos outils de dons, d'adhésion, de paiement et de comptabilité.
Pilotage des ressources : suivre collecte, renouvellements, engagement et résultats par campagne, territoire ou catégorie de membre.

Une femme experte travaillant sur un ordinateur

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Des ONG, associations et fédérations nous font confiance

Une expertise CRM au service des ONG, associations et fédérations

Dans le secteur associatif, la relation ne se limite pas à une transaction. Un donateur peut soutenir plusieurs campagnes, un adhérent renouveler sa cotisation chaque année et une entreprise membre participer à différentes commissions ou antennes territoriales.

Nos consultants conçoivent des architectures HubSpot capables de relier ces interactions, les données de collecte et les outils de gestion existants. Les équipes disposent ainsi d'un historique partagé pour suivre les engagements, préparer les relances et produire des indicateurs fiables pour la direction.

ans d'expérience

200+

intégrations CRM HubSpot réussies

45+

experts conseil

150

certifications HubSpot cumulées

Études de cas

Des projets qui illustrent notre expertise HubSpot dans le secteur associatif

Voir toutes nos études de cas

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Un CRM conçu autour de vos donateurs, adhérents et réseaux

Une même personne peut entretenir plusieurs formes d’engagement auprès d’une association, d’une ONG ou d’une fédération : faire un don, adhérer, participer à des actions bénévoles ou représenter une organisation membre. Chacun de ces engagements suit ses propres règles et échéances. Un don ponctuel, une cotisation annuelle ou une participation à un événement doivent donc être suivis distinctement dans le CRM, sans fragmenter l’historique de la relation.

Le CRM doit permettre de distinguer les personnes, leurs rôles et les opérations auxquelles elles participent, sans créer plusieurs fiches pour un même contact. Cette structure permet aux équipes de conserver l'historique de la relation tout en suivant séparément les dons, les adhésions et les actions de mobilisation.

Tableau de bord regroupant les collectes et les adhésions dans HubSpot

Structurer les relations entre contacts, dons et adhésions

Nous définissons les objets CRM, les associations et les règles de gestion selon votre fonctionnement : personnes, entreprises membres, dons, campagnes, adhésions, cotisations, événements et sections territoriales.

Un même donateur peut effectuer plusieurs contributions, soutenir différentes causes et participer à des événements. Chaque don doit pouvoir être rattaché à sa campagne, à sa date, à son montant et à son statut, sans écraser les contributions précédentes.

Pour les fédérations, une adhésion peut également concerner une entreprise plutôt qu'une personne. Il faut alors distinguer l'organisation adhérente, ses représentants, sa catégorie de cotisation et ses éventuels rattachements à des sections locales.

Nous définissons les règles de gestion nécessaires pour suivre ces relations, les renouvellements et les changements de statut, sans multiplier les contacts ni mélanger les données propres à chaque engagement.

Le CRM doit permettre de retrouver tous les engagements d'une personne ou d'une organisation, tout en conservant le détail de chaque don, adhésion ou participation.

Définir la place de HubSpot dans votre écosystème associatif

HubSpot n'a pas vocation à remplacer votre plateforme de dons, votre comptabilité ou votre logiciel de gestion des adhésions. Nous identifions les données dont les équipes ont besoin dans le CRM et le système qui reste responsable de chaque information.

Don enregistré, paiement confirmé, cotisation renouvelée, adhésion expirée ou inscription à un événement : ces événements peuvent nécessiter des échanges entre plusieurs outils. Nous définissons les identifiants communs, le sens des synchronisations, leur fréquence et les règles à appliquer en cas d'informations contradictoires.

Cette distinction est particulièrement importante pour les montants encaissés, les paiements récurrents et les reçus fiscaux. Le CRM peut exploiter les informations nécessaires au suivi de la relation, mais les données comptables et les justificatifs doivent rester cohérents avec les systèmes qui les produisent.

L'objectif n'est pas de reproduire votre comptabilité ou votre plateforme de collecte dans HubSpot, mais de rendre les données d'engagement exploitables sans créer de référentiels concurrents.

Les enjeux métier à intégrer dans votre CRM associatif

Le suivi de la relation repose sur des engagements de nature différente : dons ponctuels, contributions régulières, adhésions, bénévolat ou participation à la vie du réseau. Votre CRM doit permettre aux équipes de reconnaître ces situations et d'adapter leurs actions sans multiplier les fichiers.

Collecte et fidélisation des donateurs

Suivre les contributions, campagnes soutenues et dates de don pour segmenter les contacts et adapter les remerciements ou sollicitations futures.

Adhésions et renouvellements

Exploiter catégories de membres, échéances et statuts de cotisation pour préparer les appels à cotisation et les relances de renouvellement.

Sections locales et vie du réseau

Relier membres, représentants et antennes territoriales pour suivre les adhésions et les actions locales sans perdre la vision nationale.

Pilotage des ressources et de l'engagement

Rapprocher les données de collecte, d'adhésion et de participation pour suivre les résultats par campagne, territoire ou typologie de membre.

Deux personnes expertes dans une salle de réunion avec un écran de télé

Qui impliquer dans un projet CRM associatif ?

Un projet CRM dans une association, une ONG ou une fédération mobilise plusieurs équipes : collecte et relation donateurs, gestion des adhésions, communication et mobilisation des bénévoles. Les fédérations doivent également suivre leurs organisations membres et antennes territoriales. La direction et les équipes financières pilotent les ressources et les engagements, tandis que la DSI veille à la bonne intégration de HubSpot avec les outils de collecte, de comptabilité et de gestion.

Make the Grade prend en compte ces usages dès le cadrage pour construire un CRM partagé, sans imposer aux équipes locales des processus qui ne correspondent pas à leur fonctionnement.

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Témoignage

Comme Nanda Aung de ICRC,
faites confiance à Make the Grade

"Développer une culture Inbound, c’est avant tout tester, apprendre et ajuster. Si vous partagez cette approche, Make the Grade est le partenaire idéal. Nous avons commencé par un projet simple : un formulaire sur une landing page pour tester l’expérience utilisateur. Quelques mois plus tard, nous menions une campagne complète intégrant des landing pages, des emails automatisés et le suivi des conversions. J’ai particulièrement apprécié la capacité d’écoute des équipes et leur réactivité opérationnelle."... Plus

Nanda Aung

Digital Marketer Manager chez ICRC

Parlons de votre projet CRM associatif

Trois personnes expertes en train de discuter dans une salle de convivialité moderne

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FAQ

Vos questions avant de nous confier votre projet CRM associatif

Avez-vous déjà accompagné des ONG, associations et fédérations sur HubSpot ?

Oui. Make the Grade compte notamment parmi ses références le Comité international de la Croix-Rouge, Business at OECD, l'Union Nationale des Entreprises de Coiffure et la Fédération Européenne des Écoles. Nos réalisations couvrent différents besoins : campagnes de mobilisation, gestion des inscriptions, automatisations, intégrations API et communication institutionnelle. Le périmètre CRM dépend ensuite des processus et des outils propres à chaque organisation.

Accompagnez-vous aussi bien les ONG que les fédérations professionnelles ?

Oui. Les deux modèles partagent des besoins de suivi des contacts et de mobilisation, mais leurs processus peuvent différer. Une ONG peut privilégier les campagnes de dons, les contributions régulières et le suivi des donateurs. Une fédération professionnelle doit souvent gérer des entreprises adhérentes, des représentants, des catégories de cotisation et des sections territoriales. Nous adaptons l'architecture HubSpot à ces différences plutôt que d'utiliser un modèle unique.

HubSpot peut-il gérer plusieurs dons ou adhésions pour un même contact ?

Oui, sous réserve de concevoir le modèle de données adapté et de disposer des fonctionnalités nécessaires. Les dons, adhésions ou cotisations peuvent être représentés par des objets distincts et associés aux contacts ou entreprises concernés. Cette structure permet de conserver l'historique des contributions, de suivre plusieurs campagnes ou renouvellements et de distinguer les engagements ponctuels des engagements récurrents.

Pouvez-vous connecter HubSpot à HelloAsso, iRaiser ou notre outil de collecte ?

Oui, lorsque les solutions concernées disposent des capacités techniques nécessaires. Le projet consiste à définir les informations à synchroniser : identité du donateur, campagne, montant, date, statut de paiement ou référence de transaction, par exemple. Nous cadrons également les identifiants communs, les règles de mise à jour et le traitement des erreurs. L'objectif est de rendre les données de collecte exploitables dans HubSpot sans remplacer la plateforme qui gère les transactions.

Peut-on automatiser les appels à cotisation et les renouvellements d'adhésion ?

Oui. Lorsque les données nécessaires sont disponibles, HubSpot peut être configuré pour identifier les échéances, segmenter les membres et déclencher des rappels ou des tâches de suivi. Les automatisations peuvent tenir compte de la catégorie d'adhésion, du territoire, du statut de paiement ou de l'ancienneté du membre. Les règles doivent toutefois être définies en fonction de vos statuts associatifs et de votre fonctionnement réel.

Comment gérer plusieurs sections locales ou antennes territoriales dans HubSpot ?

Nous définissons les relations entre l'organisation nationale, les sections locales, les membres et leurs représentants. Selon les besoins et les licences disponibles, des propriétés, associations, équipes et droits d'accès peuvent permettre de distinguer les périmètres territoriaux. L'enjeu est de donner aux responsables locaux les informations nécessaires à leurs actions tout en conservant un reporting consolidé pour la direction.

HubSpot peut-il gérer les reçus fiscaux et les données comptables ?

HubSpot peut exploiter certaines informations liées aux dons et aux paiements, mais il ne doit pas être considéré comme un remplacement automatique de votre comptabilité ou de votre outil d'émission des reçus fiscaux. Nous définissons les données à faire circuler entre les systèmes, notamment les références de transaction, montants et statuts. Les règles de production des justificatifs et de comptabilisation doivent rester conformes aux processus et obligations de votre organisation.

Pouvez-vous reprendre notre CRM associatif et nos données existantes ?

Oui. Nous analysons les contacts, entreprises membres, dons, adhésions, cotisations, historiques, automatisations et intégrations de votre environnement actuel avant de définir le périmètre de migration. Une attention particulière est portée aux doublons, aux relations entre les membres et leurs organisations, ainsi qu'aux historiques de contribution. L'objectif est de conserver les informations utiles sans reproduire les limites de votre ancien système.

Comment se déroule un premier échange avec Make the Grade ?

Le premier échange permet de comprendre votre organisation, vos processus de collecte ou d'adhésion, vos équipes et les outils déjà utilisés. Nous abordons notamment les données à suivre, les besoins d'automatisation, les contraintes territoriales et les intégrations envisagées. Ces éléments permettent d'identifier les principaux sujets à approfondir avant de définir les prochaines étapes du projet.