La confidentialité : loin d'être un secret, ce concept pilier est à mettre au centre des échanges commerciaux. Peu importe votre secteur d'activité, il est important d’instaurer un climat de confiance avec vos clients en leur assurant une discrétion professionnelle garantie.
Mais la confidentialité n’est pas seulement affaire de business. Elle représente une réelle valeur à construire, transmettre et incarner. C'est un enjeu à la fois externe et interne, suivi grâce à un management proactif quotidien. Que se cache-t-il derrière ce grand mot et comment ne pas en faire ni un fourre-tout, ni un écran de fumée ?
La politique de confidentialité est obligatoire. La gestion et la sécurité des données personnelles sont encadrées par les recommandations de la CNIL.
Chez Make the Grade, on estime que la charte de confidentialité est une “promesse” interne. Contrairement à la politique de confidentialité, elle n'est pas obligatoire légalement. Elle témoigne plutôt de best practices à adopter. À nous dans ce cas de trouver les ressources, les exemples et contre-exemples applicables à notre domaine d’expertise.
Ainsi : Lorsque l’on travaille en présentiel, avec son propre bureau et sur papier, sécuriser ses données et son espace est palpable : un cadenas, une clé, des caisses, des placards sont autant d’éléments visibles !
Mais la réalité est que nous travaillons sur ordinateurs, en télétravail et en flex office - pas étonnant pour une agence digitale de growth marketing vous me direz ? Ce qui est moins évident, c’est prendre conscience des risques associés à ce mode de travail.
C'est en cela que la charte de confidentialité est une véritable alliée :
La CNIL met à disposition de la documentation liée à une charte orientée informatique, à inclure dans le règlement intérieur ou directement dans les contrats !
Pour vous aider à en faire une ressource précieuse, voici les étapes clés de sa création et quelques conseils :
Difficile d’impliquer les équipes sur l’application d’un document facultatif, lorsqu’elles ont certainement un agenda rempli et d’autres préoccupations. Même si l’initiative vient de l’entreprise, les engager dans la rédaction de cette charte offre une place d’expression pour tous et toutes. C'est aussi un bon levier pour rassembler les idées et développer la cohésion.
Une fois rédigée, la charte ne doit pas être laissée dans un coin et prendre la poussière. Ce travail collectif mérite une place de choix, puisqu’il englobe non seulement des règles importantes de confidentialité mais aussi les mesures que les collaborateurs et collaboratrices veulent mettre en place. L’inclure dans le processus d’onboarding des nouveaux arrivants en feront vos meilleurs ambassadeurs dès le premier jour. Et en piqûre de rappel : en faire un format condensé et l’afficher dans les espaces communs.
Les technologies et stratégies innovent continuellement, les méthodes de travail évoluent, la charte de confidentialité doit pouvoir suivre le rythme. Par exemple, à chaque changement structurel ou lorsque le matériel informatique est renouvelé, une relecture de la charte est nécessaire. En parallèle, une mise à jour annuelle peut être convenue, à l’occasion de l’actualisation d’autres documents ou pendant un temps fort comme le team building.
Et oui ! Parce que “l’administratif” est une vraie tare pour certains, une simple formalité pour d’autres, une vocation pour les Office Manager, essayez de l’accompagner en légèreté. Par exemple, si vous recueillez les idées anonymement, glissez des propositions décalées, ou lors de sa mise à jour, commencez par un quizz. Même sa forme peut être ludique, puisque rien ne la dicte si ce n’est vos envies ! Une vidéo, un semblant des 10 commandements, une infographie : la seule limite est votre créativité.
En débutant avec ces 4 étapes, vous êtes sur le bon chemin ! Une politique et une charte de confidentialité rodées et ancrées permettront de travailler en toute confiance entre équipes, prospects et clients. Besoin d'inspiration et d'exemple concret de document sur la confidentialité ? Voici notre politique de confidentialité