Comment nettoyer sa base de données CRM facilement ?

Une base de données client propre et cohérente est à l’origine de toute productivité commerciale. Votre CRM est l’outil de travail indispensable pour vos équipes de vente, alors autant en prendre soin. C'est de cette manière que vous pourrez utiliser le guide RevOps pour générer de nouvelles opportunités. Découvrez dans cet article 6 conseils pour nettoyer votre base de données CRM.

Qu’est-ce qu’une base de données CRM propre ?

L’alignement et la centralisation des données entre toutes les équipes marketing, sales et service client d’une entreprise est clé. Nettoyer votre base de données ou BDD CRM va assurer votre performance commerciale.

Parce que c’est le point de départ de toute action de conversion, vous devez en être le garant. Une base de données bien entretenue va permettre de libérer les commerciaux et vous faire gagner un temps considérable. Centraliser les informations de chacun de vos contacts est clé pour avoir une approche personnalisée et efficace pour convertir vos prospects grâce à votre CRM.

Quand une base de données est dite propre, on considère que les données stockées sont fiables et exploitables sur la durée. Vos données sont peut-être déjà segmentées pour créer des listes de diffusion et les contacts sont regroupés selon certains critères. Mais êtes-vous sûr d’avoir des données de qualité ?

1. Identifiez les problèmes rencontrés dans votre base de données de gestion de la relation client

Avant de vous lancer dans le grand nettoyage de printemps, il faut comprendre quels sont les problèmes et erreurs à identifier. Vous pourrez ensuite les supprimer ou les modifier en conséquence. Pour savoir si votre base de données est propre, découvrez les quelques questions essentielles à vous poser.

Est-ce que vos données prospects et clients sont complètes ?

Les différents champs de vos fiches contacts doivent être remplis : nom, prénom, email, téléphone, personæ, etc. Ceci est nécessaire pour garantir une qualité de travail optimale à vos équipes commerciales. Veillez aussi à regarder si vos données ne sont pas erronées. Par exemple, les erreurs de saisie de la part des utilisateurs qui complètent un formulaire ou de vos commerciaux.

Est-ce que vos données marketing et commerciales sont exploitables ?

Certains mots peuvent s’écrire de plusieurs manières, il faut déterminer une norme.

Par exemple, “simon” n’est pas bon alors que “Simon” oui. Même procédé pour les inversions de champs lorsque les prénoms sont dans le champ nom et inversement. Vous devez également penser aux nomenclatures des numéros de téléphone. Par exemple, “01.02.03.04.05” est différent de “0102030405” et encore différent de “01 02 03 04 05”.

De même que vos BDD utilisées sur différents outils en interne doivent avoir les mêmes informations. Ainsi, des personnes présentes sur deux bases de données séparées présentent les mêmes informations et de la même manière.

Est-ce que vos données sur les contacts et entreprises sont à jour ?

Plus une donnée est ancienne, moins elle a de valeur. Les contacts enregistrés peuvent changer d’adresse, de numéro de téléphone ou de profession, dans le cadre d’une approche B2B. Il faut que vos données soient le plus juste possible et les mettre à jour régulièrement.

Toutes ces questions sont à vous poser en amont d’un plan de nettoyage de votre base de données. Vous allez pouvoir identifier les points à améliorer et trouver des objectifs à atteindre pour en faire un vrai atout commercial.

Améliorez les données incomplètes et identifiez les doublons

Pensez à identifier les doublons et les contacts non affectés à une entreprise ou à un commercial. De ce fait, vous pourrez juger lesquels sont à garder et lesquels sont à supprimer. Ou bien vous pouvez fusionner deux contacts ou entreprises en doublon pour n’en faire qu’un.

Vous comprenez désormais les enjeux d’une base de données propre. Une fois les critères de nettoyage bien en tête, il faut préparer un plan d’action.

2. Préparez un nettoyage de fond en comble de votre CRM

Une fois les anomalies identifiées, il faut passer à l’action. Vous devez prévenir vos équipes de ce plan de nettoyage. Chaque collaborateur doit prendre connaissance des nouvelles normes de votre CRM. Le mieux est de les impliquer dans la manière dont les données seront désormais collectées et mises à jour. Ainsi, ils pourront donner leur avis et co-construire un outil qu’ils utiliseront quotidiennement. L’idéal est d’élaborer ensemble une sorte de trame, une charte de bonne conduite CRM pour coordonner vos collaborateurs.

Un alignement des équipes est donc indispensable pour repasser sur toutes les données et coordonner vos actions. Le tri et le nettoyage des données est parfois un travail de fourmi, minutieux, et porté sur les détails. Vous pouvez mobiliser vos équipes pour gagner en rapidité.

3. Procédez étape par étape avec les bons outils

Définissez un process pour automatiser vos actions et gagner en productivité. Les mises à jour régulières sont essentielles et la régularité est clé dans ce type de tâche. Découvrez les outils disponibles pour vous aider à garder vos données propres.

Créez un process pour automatiser vos actions

L’automatisation de vos actions au sein de votre CRM est un bon moyen de gagner en productivité. Définissez avec vos équipes les objets, les propriétés et les associations possibles pour un contact.

Il existe différents outils qui aident à la mise à jour de vos données, par exemple :

• Incycle Data Management : une solution intégrée au CRM HubSpot qui automatise la maintenance de votre base de données : associations automatiques des données, formatage des informations dans les fiches contact, etc.
• Dropcontact : l’intégration officielle pour enrichir le CRM HubSpot automatiquement et libérer du temps aux équipes commerciales.
• Leadspace : un outil d’aide à l’enrichissement de données dans votre CRM.

Les bonnes pratiques pour garder sa BDD d’entreprise qualitative

Découvrez quelques bonnes pratiques à garder en tête tout au long de votre activité, pour un CRM opérationnel.

• Responsabiliser ses collaborateurs : Une fois votre base de données nettoyée, l’objectif est de garder cette qualité de collecte de données en toutes circonstances. Ainsi, chaque commercial doit être responsabilisé et se plier aux normes établies pour collecter les données.
• Nommer un CRM Manager interne : Pour avoir un réel suivi de votre CRM, vous pouvez désigner une personne chargée de son bon fonctionnement. C’est le rôle d’un CRM Manager. Vous allez ainsi créer un vrai pôle autour de cet outil tout-en-un parfois technique à paramétrer. Il faudra également penser à administrer les droits pour chaque métier et service interne selon les besoins de votre structure.
• Programmer des nettoyages réguliers : Mieux vaut deux fois qu’une : la qualité de vos données réside dans la régularité de vos ajustements. Réalisez des nettoyages réguliers de vos contacts pour ne garder que les informations à valeur ajoutée.

Vous l’aurez compris, nettoyer sa base de données est essentiel pour gagner en productivité commerciale. Pour cela, il faut se poser les bonnes questions et entamer des phases de nettoyage régulières. Découvrez dès à présent comment nettoyer sa base de données sur le CRM HubSpot. Un des meilleurs outils de gestion de la relation client.