Esprit Planète intègre le CRM HubSpot en 5 étapes avec Make the Grade

Bâtir une croissance avec une architecture CRM sur HubSpot

Utilisant jusque-là le CRM Sellsy, la startup Esprit Planète a choisi Make the Grade pour migrer ses données vers HubSpot. Le processus s’est déroulé en 5 étapes, afin qu'Esprit Planète réalise sa migration sans aucun obstacle.

Esprit Planète accompagne les initiatives environnementales

Comment participer à la transition écologique grâce à l’utilisation de gobelets réutilisables ? Active depuis 2010, la startup Esprit Planète s’est donnée pour mission d’apporter des solutions pratiques à l’utilisation des gobelets jetables. Voici quelques-uns de ses nombreux faits d’armes :

• Mettre à disposition des gobelets réutilisables pour 500 000 personnes lors de la transat Jacques Vabre.
• Fournir à la Direction Orange Ouest des gobelets 100% plastique recyclé.
• S’associer à la métropole rennaise afin qu’elle devienne pionnière dans la suppression du gobelet jetable.
• Fort de plus de 10 ans d’expérience, notamment dans l’événementiel, Esprit Planète a aujourd’hui de grands objectifs de croissance.

Problématique initiale : structurer une migration de données de la solution Sellsy vers la plateforme HubSpot

Suite à la crise de la Covid-19, Esprit Planète a pris la décision de ne plus être dépendant d’un seul produit. Ils ont alors commencé à proposer de nouveaux services. Avec une augmentation du nombre de clients, la plateforme Sellsy n’était plus adaptée à leurs besoins. À la fois en termes de gestion de base de données, mais aussi de reporting. Ils ont fait appel à Make the Grade pour migrer leurs données vers HubSpot, proposant un environnement plus propice à leurs enjeux :

• Construire une nouvelle architecture CRM sur HubSpot pour anticiper leur croissance
• Structurer une stratégie de migration des données entre deux plateformes
• Centraliser les données, les outils et les équipes marketing, commerciales et de support client

Nous avons développé un plan d’action en 5 étapes, avec un processus précis, pour assurer une migration fluide et sans encombre.

Étape 1 : Configuration personnalisée de la plateforme CRM et création des tunnels de vente

Première étape essentielle de ce projet, la configuration de la base de données CRM, selon les besoins de la startup. Le CRM HubSpot est fondé sur les objets, où univers de données. Correspondant aux contacts, aux entreprises, aux tickets, aux conversations, etc. Trois types d’objets standards ont été identifiés pour Esprit Planète, les contacts, les entreprises et les transactions. 43 000 objets ont été importés au total. Suite à cela, nous y avons lié des fiches d’informations.

Elles stockent les données disponibles, autrement dit les propriétés, par exemple le numéro de téléphone ou l’adresse email. Si certaines sont incluses par défaut pour chaque objet, HubSpot offre la possibilité d’élaborer des propriétés personnalisées. C’est ce que nous avons fait, avec 34 propriétés personnalisées créées. Nous avons pu segmenter les contacts en 33 listes différentes, en fonction des valeurs des propriétés.

La dernière phase de cette étape était de permettre à la startup de visualiser l’ensemble de son processus commercial. En cela, les tunnels de vente répondent à cette question, offrant un suivi du chiffre d’affaires au fil du temps. À partir de l’objet “Transactions” créé plus tôt, nous avons pu développer un tunnel de vente personnalisé selon les besoins des équipes d’Esprit Planète.

Étape 2 : Construction et paramétrage d’un lead scoring

Esprit Planète rencontrait des difficultés à définir le niveau d’intérêt de leurs prospects et leur potentiel de conversion. Il était important de trouver une solution pour identifier les opportunités d'affaires à traiter en priorité. Une méthode de lead scoring fut mise en place, permettant de mesurer avec précision l’avancement des contacts dans le cycle d’achat. Le processus de création du lead scoring HubSpot s’est déroulé en 5 phases :

• Phase 1 : Recensement des actions et comportement des contacts sur le site, permettant de leur attribuer des points selon des critères définis.
• Phase 2 : Paramétrage du lead scoring sur HubSpot, une fois les scores attribués à chaque action et comportement.
• Phase 3 : Définition d’une liste de MQL, regroupant les contacts propices à l’achat, pour les enrôler dans des scénarios d’email marketing.
• Phase 4 : Création des scénarios d’email marketing, afin de mener à maturité les MQL et les transformer en SQL.
• Phase 5 : Élaboration de workflow permettant d’automatiser un maximum d'actions commerciales et compléter une véritable stratégie de lead nurturing.

Grâce à ce score, Esprit Planète peut voir rapidement où se situent leurs leads dans le funnel de vente. Ils ne risquent pas de passer à côté de futurs clients, ou de pousser des prospects encore trop peu matures.

Étape 3 : Élaboration de workflows d’automatisation commerciale

Suite à la définition du lead scoring, nous avons pu instaurer plusieurs workflows, selon les différentes phases de transactions. L’objectif des workflows est d’automatiser les actions de vente, de marketing et de service client. Grâce au score obtenu, chaque contact était positionné dans un segment, et attribué aux bonnes équipes commerciales. Une séquence de plusieurs actions a été définie en fonction de l’avancement du contact dans le funnel. Voici un exemple de workflow commercial HubSpot élaboré pour Esprit Planète :

• Le visiteur a soumis un formulaire pour recevoir un catalogue.
• Il est défini comme “contact marketing” puis ajouté à un segment défini lors de la création des listes.
• Un premier mail est envoyé contenant le lien de téléchargement de la ressource.
• Une relance automatique se fait si le contact a ouvert le mail sans télécharger le catalogue au bout de 4 jours.
• Un troisième mail termine ce workflow 5 jours après, dans le cas où le catalogue n’a toujours pas été téléchargé.

Ces mails et relances automatiques permettent à la startup d’offrir une qualité de parcours client unique. Chaque visiteur recevra des communications précises en fonction de ses besoins et de son profil.

Étape 4 : Création de tableaux de bord personnalisés pour suivre les performances commerciales et les données client

Deux tableaux de bord personnalisés ont été élaborés pour Esprit Planète. L’objectif était de récolter des informations clés sur les performances commerciales, et s’assurer de la conformité des données client :

• Un Tableau de bord commercial
• Un Tableau de bord de la qualité des données

L’objectif du premier était de synthétiser et organiser la data commerciale à au sein d’un même outil d’analyse. Les commerciaux peuvent ainsi suivre et mesurer leurs résultats simplement, pour se concentrer davantage sur leurs actions en cours. Quant à la direction, des outils d'analyse sont disponibles afin de visualiser les performances des équipes et les coacher.

Un second tableau de bord dédié à la qualité des données permet à la startup de s’assurer de leur intégrité. Les informations des fiches contacts, entreprises et transactions ont été centralisées sur ce tableau, visibles en un seul endroit.

Étape 5 : Organisation d’un parcours d’intégration en 6 sessions sur le CRM HubSpot

Nous avons formé Esprit Planète à une utilisation optimale de l’outil. Le parcours de formation HubSpot comprend 6 sessions de 1 heure, avec des actions à réaliser entre chaque :

• Session 1 : présentation du CRM pour qu’ils comprennent parfaitement le fonctionnement des fiches contacts, des fiches entreprises et le rôle des objets.
• Session 2 : démonstration et atelier du tunnel de vente HubSpot, avec les différentes phases du cycle de vie, les fiches transactions et les automatisations potentielles.
• Session 3 : automatisation du tunnel de vente, en éliminant les tâches sans valeur des commerciaux, qui peuvent se concentrer davantage sur leurs closing.
• Session 4 et 5 : focalisation sur les outils de productivité commerciale HubSpot, avec une personnalisation selon les enjeux métiers de la startup.
• Session 6 : proposition de tableaux de bord commerciaux sur-mesure, selon les besoins d’Esprit Planète.

Lors de cette dernière session, deux modèles de tableaux de bord commerciaux HubSpot sont élaborés :

• Tableau de bord “Macro-économique”, offrant une vision d’ensemble sur la productivité des commerciaux en temps réel.
• Tableau de bord “Représentant commercial”, permettant à ces derniers de piloter eux-mêmes leur activité.

Suite au parcours CRM, nous avons organisé un bilan de projet avec les participants. Ce temps d’échange permet de confirmer que nous avons bien répondu à leurs enjeux business initiaux. Aussi bien commerciaux, marketing et de service client.

Esprit planète se structure et anticipe l’avenir en migrant sur le CRM HubSpot

Ce processus de migration des données a demandé un travail très structuré de la part de nos experts CRM. Plus de 40 000 objets ont été importés vers le logiciel, avec 33 listes de contacts et 34 propriétés personnalisées développées. Avec notamment un accompagnement personnalisé, Esprit Planète a maintenant toutes les clés pour exploiter le plein potentiel du CRM HubSpot.