Migrer ses données de Pipedrive vers HubSpot

Une migration de données d'une filiale d'un acteur de la santé vers le CRM HubSpot

L’import-export de données entre les CRM peut s’avérer être un vrai défi. Un acteur important dans la santé avait besoin d’un soutien technique pour migrer la totalité des données de sa filiale venant de Pipedrive vers le CRM HubSpot. Ils ont fait appel à Make the Grade pour concrétiser leur migration de données.

Migrer l’ensemble de ses données sur le CRM HubSpot tout en conservant son historique

Notre client, préférant rester anonyme, pour des raisons de sécurité, met son expertise technologique au service des établissements de santé pour les accompagner dans leur transformation digitale.

Il conçoit et propose une gamme de solutions innovantes, simples et intuitives pour permettre aux équipes internes et aux professionnels de santé de mieux accueillir les patients, mieux les accompagner et mieux communiquer.

Une filiale de ce groupe, éditeur de portails patients qui accompagne la transformation numérique du monde médical, a été acquise par celui-ci et les salariés de la filiale utilisaient initialement le CRM Pipedrive.

Considérant que le groupe était déjà utilisateur de HubSpot, son objectif principal était de transférer l'ensemble de ses données depuis Pipedrive vers HubSpot.

Les 4 challenges de l'acteur de la santé :

• Structurer une stratégie de migration des données de la solution Pipedrive vers HubSpot
• Réaliser une conduite du changement pour les équipes de la filiale adapté à tous les types d'utilisateurs CRM
• Création de synergies commerciales entre les entités de groupe
• Centraliser les données, les outils, ainsi que les équipes marketing et commerciales

3 actions concrètes pour accompagner la transition des données de la filiale vers le CRM HubSpot

Action 1 : édition et livraison du cahier des charges CRM

La première étape de ce projet consiste à créer le cahier des charges. Un document écrit rassemblant tous les besoins techniques du client.

Pour le groupe de santé, il contient :

• Entretiens et transmission des défis / besoins des utilisateurs
• Un audit des imports effectués et Data Mapping
• Rédaction des spécificités techniques à déployer
• Définition des paramètres à personnaliser au sein du CRM

Entretiens et transmission des défis / besoins des utilisateurs

L’approche axée sur les besoins des utilisateurs est une étape cruciale du cahier des charges.

Nous avons mené des interviews approfondies auprès des équipes de la filiale. Ces entretiens ont été soigneusement conçus pour consigner leurs expériences, leurs défis et leurs besoins spécifiques en matière des imports et exports de données.

En adoptant cette démarche, nous avons pu obtenir des informations précieuses directement auprès des parties prenantes pour mieux structurer la migration de données de Pipedrive vers HubSpot. En comprenant les défis rencontrés au quotidien et en identifiant les fonctionnalités essentielles pour améliorer leur efficacité, nous avons pu proposer des solutions sur mesure, garantissant une transition en douceur et une adoption optimale de la nouvelle plateforme.

Cette approche centrée sur l'utilisateur demeure un pilier fondamental de notre démarche, permettant à nos clients de maximiser les bénéfices de leur solution HubSpot.

Audit des imports effectués et data mapping

Nous avons commencé par auditer les premiers imports qui avaient été réalisés par les équipes internes du groupe. Cela nous a permis de détecter les données qui avaient été correctement importées et celles qu'il serait nécessaire de revoir.

Lors de la première migration effectuée, le mapping des données a bien été réalisé. Cela signifie que toutes les propriétés personnalisées existant dans Pipedrive ont bien été mappées à des propriétés Hubspot.

Cependant, les équipes de l'acteur de la santé ont rencontré des erreurs et difficultés au niveau des activités :

• Historiques d’e-mails manquants
• Tâches, notes, appels non importés ou mal importés

Ils ont rencontré des difficultés liées à des erreurs lors de l'import des numéros de téléphone et des adresses e-mail. Ainsi, il a fallu prévoir un nouvel import de ces données, pour les cas où le contact possède plusieurs numéros de téléphone ou plusieurs adresses e-mails.

Rédaction des spécificités techniques à déployer

Après l’audit et les interviews clients, on définit soigneusement et de façon la plus exhaustive les spécificités techniques sur le cahier des charges pour mettre au courant le client de nos actions à réaliser.

Pour le groupe, cela comprenait la personnalisation des fiches objets, le tunnel de vente, la segmentation de base de données, des rapports et tableaux de bord et des automatisations.

Action 2 : migrer les données de la solution Pipedrive vers HubSpot

En premier temps, l’équipe Make the Grade a créé les propriétés personnalisées manquantes d’objets pour les contacts, les transactions et les sociétés.

Ensuite, la migration des données manquantes a été réalisée, comprenant notamment les tâches, les rendez-vous et les e-mails échangés. 

Néanmoins, nous avons rencontré un défi lors de l'importation des e-mails en raison de leur volumétrie importante. 

Face à cette situation, nous avons suggéré aux équipes du groupe de santé de mettre en place un développement sur mesure afin de faciliter l'export-import de données de manière plus agile.

Alors, notre équipe développement a produit une automatisation sur le nettoyage de la donnée afin de répondre aux attentes du client en matière de qualité d’import.

Enfin, pour optimiser l'efficacité de la gestion des données, nous avons mis en place une segmentation avancée des bases de données de notre client. Cette segmentation repose sur l'utilisation de listes statiques et actives. Les listes statiques sont utilisées pour regrouper des contacts selon des critères spécifiques prédéfinis.

D'autre part, les listes actives sont dynamiques et s'ajustent automatiquement en fonction de critères en temps réel, garantissant une mise à jour constante des segments de clients.

L'implémentation de ces fonctionnalités a permis au groupe de bénéficier d'une plateforme HubSpot hautement personnalisée et flexible, répondant précisément à leurs besoins uniques en termes de gestion de contacts et de données.

Action 3 : paramétrage CRM

La dernière action pour notre client était de paramétrer l’environnement HubSpot pour les équipes venant de la filiale.

Le paramétrage incluait par exemple :

• La création de tunnels de vente
• Mise en place des objectifs commerciaux
• Configuration de la sandbox
• Gestion des rôles et des accès
• Génération des prévisions financières
• Création des guides conversationnels
• Synchronisation avec l’environnement email
• Installation du tracking sur le site web

Les résultats obtenus de la migration des données du groupe santé

Ce projet de migration des données de Pipedrive vers HubSpot a conduit à des résultats significatifs pour l'acteur de la santé.

Suite à la mise en place de fonctionnalités personnalisées dans HubSpot, l'équipe a amélioré ses performances en gérant de manière plus efficace les informations, tandis que la création d'un système centralisé a permis d'éliminer les silos d'information entre les différentes équipes commerciales, regroupant plus de 30 000 emails, 8 000 appels, et 2 000 tâches et réunions au sein d'une plateforme unique.

En parallèle, cette intégration de données a stimulé des synergies commerciales entre les entités de la filiale et du groupe. En somme, ce projet de migration sur le CRM HubSpot permis à au groupe d'exploiter pleinement le potentiel de ses activités grâce à l'utilisation optimale de la plateforme HubSpot.