17 fonctionnalités du Hub Sales à utiliser avec le CRM HubSpot

Les fonctionnalités du Hub Sales HubSpot sont essentielles pour s'assurer que les équipes commerciales travaillent de façon efficace. Dans cet article, vous découvrirez 17 outils puissants du Hub Sales pour aider vos commerciaux à générer plus de revenus en vendant plus et mieux. Ces précieux conseils vous aideront à coup sûr à suivre le guide RevOps pour maximiser vos affaires. 

File d’attente des tâches : gagner du temps quotidiennement sur des situations commerciales récurrentes

Une bonne organisation demande de gérer l’ensemble de ses tâches correctement, en classant et en priorisant les actions à exécuter. En utilisant l'outil de gestionnaire des tâches HubSpot, vous pouvez créer des listes d’actions à réaliser selon les clients ou les projets. En les regroupant dans une file d’attente, cela permet de les organiser selon les situations commerciales. Il s’agit par exemple des relances, de connect call, de rendez-vous démo, etc. Les commerciaux sont plus efficaces en se concentrant sur des situations commerciales similaires, sans alterner entre différentes typologies de tâches.

Gestion des contacts et des entreprises : enregistrer l’historique des relations d’affaires avec les personnes morales et physiques

Le CRM HubSpot repose principalement sur les objets. Ce sont des univers de données spécifiques tels que les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, etc. Par exemple, un objet contact va correspondre à l’historique et les activités avec une personne physique. Pour l’objet entreprise, ce sera avec une personne morale. Des fiches d’informations vont être liées à ces objets, contant plusieurs éléments. Vous avez la possibilité d’y voir tout d’abord les propriétés du contact, comme son email ou son numéro de téléphone. C’est également à cet endroit que vous allez retrouver la chronologie de toutes les activités et les interactions avec le contact. Enfin, vous pouvez accéder à tous les éléments annexes, les transactions, les tickets en cours ou les pièces jointes par exemple.

Avec HubSpot, il est possible de créer et personnaliser ses propres objets en fonction de ses spécificités métiers. Notre COO Simon Lagadec vous explique comment un CRM peut transformer vos données clients en revenus sur le long terme : 

Suivi et enregistrement des appels téléphoniques : prioriser les appels quotidiens pour passer plus de temps à vendre

Grâce à l’intégration HubSpot VoiP d’Aircall, vos commerciaux peuvent passer directement leurs appels depuis le CRM. En connectant la téléphonie d’entreprise Aircall à votre CRM, tous les échanges se font directement via la plateforme. Ils sont enregistrés, consignés et associés automatiquement aux bonnes fiches contacts et entreprises. Un outil de transcription est également disponible afin que vous puissiez examiner le plus précisément possible les appels.

En capitalisant sur la voix, vous aidez vos équipes commerciales et de service client dans leurs relations business quotidiennes. Repérez les axes d’amélioration et partagez-leur pour que tous puissent s’améliorer.

Agenda de prise de rendez-vous : faciliter l’accès aux plannings des commerciaux pour les deals qualifiés

Il est important qu’un commercial alimente suffisamment son agenda. Qu’il s’agisse de rendez-vous de prise de contact, de découverte ou de restitution, c’est essentiel pour qu’il atteigne ses objectifs. L’outil de réunion de HubSpot a été pensé dans cet enjeu. Les commerciaux peuvent transmettre leur agenda à leurs clients et prospects. Ces derniers peuvent ensuite accéder aux disponibilités et prendre rendez-vous directement.

Un utilisateur du Hub Sales a par ailleurs la possibilité de disposer de plusieurs agendas de prise de rendez-vous. Cette fonction est utile selon la position du prospect dans le tunnel de vente. Les temps d’échanges ou les demandes d’informations seront différents entre un agenda de première connexion et un agenda de négociation. Le calendrier peut directement être intégré sur votre site web, afin d’augmenter sa visibilité.

Modèles d’emails : communiquer plus rapidement avec les prospects et clients via des emails rédigés en avance

Moyen de communication puissant pour convertir ses contacts en clients, l’email est cependant une tâche chronophage. En disposant d’une bibliothèque de modèles d’emails face à toutes les situations du quotidien, vos commerciaux gagnent un temps précieux. Grâce à la fonctionnalité de HubSpot, vous pouvez développer des modèles prédéfinis, les personnaliser, et les envoyer à vos clients. Ci-dessous, un de nos consultants aborde en vidéo la création de modèles d’e-mail avec HubSpot :

Blocs de texte : homogénéiser les prises de notes et les processus dans le CRM HubSpot

Les blocs de texte HubSpot, ou “snippets”, sont des contenus réutilisables pouvant être partagés entre les membres de votre équipe. Ces blocs de texte ayant pour objectif d’augmenter l’efficacité des commerciaux, ils doivent être courts et contenir des informations pertinentes. Les snippets ont plusieurs fonctions, partager les informations sur les clients, leurs activités, ou pour enregistrer des processus. Vous pouvez aussi vous en servir dans des modèles d’emails, afin de standardiser les informations reçues par les contacts. Saisissez un # suivi de son nom au sein de la ressource choisie pour que le bloc de texte apparaisse.

Suivi des emails : conserver un historique des communications et être notifié en cas d’action sur un email

Grâce aux extensions du Hub Sales pour Chrome, Office 365 et Outlook, vos commerciaux sont directement avertis lors d’une interaction. En activant l’option de suivi des emails, ils reçoivent une notification en cas d’ouverture ou de clique sur un des liens inséré. Tout l’historique des actions est ensuite enregistré dans le Hub, afin de savoir quels emails, liens et documents fonctionnent le mieux. En outre, HubSpot vous aide à identifier la stratégie à adopter pour déployer des campagnesciblées et performantes.

Guides conversationnels : disposer d’une trame commune pour les appels et les échanges commerciaux

Les Guides conversationnels HubSpot sont avant tout des contenus d’aides à la vente, devant répondre aux besoins quotidiens des équipes. Le but est de fournir des trames communes pouvant être utilisées durant toutes les phases du processus de vente. Que cela soit lors d’un appel de découverte, ou lors d’un échange avec un prospect pour évaluer ses différentes options. Ces guides peuvent comprendre des scénarios ou des questions prédéfinies. Ainsi, vous vous assurez que les conversations sont à la fois pertinentes et efficaces. 

Gestion des documents commerciaux : créer une bibliothèque commune rassemblant les contenus les plus efficaces pour la vente

Grâce à HubSpot, vous pouvez créer un espace commun qui regroupe les contenus les plus pertinents et les plus récents. Cet espace vous permet de stocker des documents commerciaux que vos représentants pourront ensuite partager auprès de leurs interlocuteurs. La fonctionnalité s’intégrant parfaitement à Gmail et Outlook, il est très simple de partager les contenus les plus importants par email. De plus, avec le suivi des interactions, vous pouvez facilement visualiser quels contenus sont les plus performants.

Bibliothèque de produits : utiliser les offres packagées et les services enregistrés sur HubSpot dans les devis

Les produits correspondent aux biens ou aux services que vous vendez. La création d’une bibliothèque de produits donne la possibilité de rassembler toutes vos offres en un seul endroit. Une fois les produits créés dans la bibliothèque, vous pouvez alors les associer à un devis. Chacun des clients étant unique, vous pouvez rendre vos produits spécifiques à leurs besoins. Personnalisez les produits selon les quantités, la devise correspondante, la TVA, les périodicités tarifaires, les éventuelles remises, etc. 

Application CRM mobile : accéder à tous les outils du CRM HubSpot lors de ses déplacements via son téléphone

Avec l'application mobile du CRM HubSpot, les représentants peuvent accéder à leur espace personnel à tout moment, depuis leur téléphone. Même lorsqu'ils sont en déplacement, ils ont la possibilité d’agir le plus rapidement possible à chacune de leurs actions commerciales. Appels, envoi d’emails, gestion des contacts, mise à jour des tâches et des transactions, partages de ressources, etc. Ce CRM de poche offre les mêmes fonctionnalités que le logiciel classique. Les commerciaux ont les clés pour apporter un accompagnement de qualité à leurs clients.

Séquences automatisées : automatiser la prospection des contacts avec des scénarios personnalisés

Le Hub Sales offre aux commerciaux la capacité d’automatiser leurs phases de prospection. L’utilisation des séquences permet de déterminer en avance plusieurs emails à envoyer et tâches à effectuer, à différents intervalles. Une fois les séquences initiées par vos équipes, elles s’enchaînent tant que le prospect n’a pas effectué d’action. Par actions, nous entendons la réponse à un email, une demande démo ou une prise de rendez-vous par exemple. Pour illustrer, vous pourriez créer une séquence comme ceci : 

• Email n°1
• Tâche n°1 : envoyer une demande de connexion via LinkedIn
• Email n°2
• Tâche n°2 : transmettre un message vocal via LinkedIn
• Email n°3
• Tâche n°3 : appeler le contact sur son téléphone
• Etc.

Tunnel de vente : visualiser l’ensemble de vos opportunités commerciales et maîtriser le closing de la force de vente

Représentation de votre parcours client, le tunnel de vente vous aide à identifier les moyens de générer plus de revenus. C’est un outil puissant permettant d’accéder à l’ensemble des opportunités commerciales de votre entreprise et d’accroître le nombre de clients. Grâce aux données remontées, vous pouvez identifier les motivations de vos contacts et mettre en œuvre des stratégies en conséquence. L’objectif est que vous puissiez renforcer le ROI de vos actions, afin de maximiser les profits de votre entreprise.

Création de devis : créer, envoyer et traiter des devis professionnels en quelques clics

Grâce au Hub Sales, les commerciaux peuvent créer et envoyer des devis professionnelsà leurs clients très simplement. La plateforme fournit des modèles personnalisables avec les informations du propriétaire du deal et les éléments d’identité de marque. Vous pouvez bien-sûr ajouter les données indispensables à l’activité, telles que les prix HT, la TVA ou encore le numéro de SIRET. Une des forces de cette fonction est la possibilité de tout gérer en ligne, depuis la même interface. Lorsque le devis est élaboré, les représentants ont la possibilité de le transmettre directement à leurs clients, sous format dématérialisé. Ces derniers peuvent ensuite utiliser le principe de signature électronique pour accepter la proposition. 

Tableaux de bord commerciaux : collecter et analyser les données et les performances des équipes de vente

Les tableaux de bord commerciaux HubSpot sont des outils indispensables pour piloter la croissance de votre activité. Basés sur un enchaînement de modules, ils doivent être réfléchis pour être les plus pertinents selon les besoins de l’entreprise. Deux solutions s’offrent à vous pour les construire. Vous avez le choix entre des modules disponibles au sein d’une bibliothèque dédiée, ou l’élaboration de modules sur-mesure. Les données étant remontées depuis le CRM, les dashboard commerciaux permettent une visibilité totale sur les renseignements liés aux transactions. Surveillez les performances de votre équipe et partagez-leur les résultats pour les aider au mieux à renforcer leurs actions.

Data Quality : assurer l’exploitabilité des informations client pour prendre des décisions commerciales pertinentes

Ce centre de contrôle offre la possibilité de surveiller ses données et de nettoyer les diverses anomalies pouvant les entacher. Nous parlons ici de problématiques liées aux propriétés, aux doublons, au formatage, aux usages, ou encore à la synchronisation des données. L’objectif est de prendre des décisions plus objectives sur la base de données propres et opérationnelles. Voici une vidéo complète dans laquelle vous apprendrez à utiliser l’outil Data Quality pour garantir des informations exploitables : 

Objectifs individuels et d’équipe : incentiver les performances commerciales des vendeurs

Définis par les responsables commerciaux, les objectifs peuvent être utilisés pour conditionner les performances des équipes. Ces objectifs vont concerner les appels consignés, les réunions planifiées, les transactions créées, ou encore le volume de CA généré. En analysant les données recueillies, ces derniers ont les informations nécessaires pour travailler à l’amélioration des processus de vente. Qu’ils soient individuels ou d’équipes, les objectifs peuvent être rattachés à une périodicité, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, etc.

La fonctionnalité comporte par ailleurs un avantage considérable, le “Split deal”. Cette possibilité permet de répartir le pourcentage du montant d’une transaction si plusieurs utilisateurs sont impliqués. La vidéo ci-dessous vous explique comment créer des objectifs pour vos équipes :

Le Hub Sales HubSpot offre une variété de fonctionnalités pour aider les entreprises à améliorer leurs processus de vente et leur efficacité commerciale. Il est important de prendre le temps de les explorer, pour voir comment elles vous aideront à atteindre vos objectifs. Découvrez comment nous intégrons et personnalisons le CRM HubSpot au sein de votre entreprise pour générer davantage de revenus.