Make the Grade intègre le CRM HubSpot pour le secteur de l'éducation

Soutenir la croissance de l'ISC Paris avec la plateforme CRM HubSpot

Certaines tâches administratives peuvent vite devenir chronophages. L’ISC Paris voulait trouver une solution afin d’améliorer ses process et se concentrer davantage sur l’accompagnement de leurs élèves. Ils ont choisi Make the Grade pour les aider à rendre leurs données plus exploitables sur le CRM HubSpot.

Utiliser le CRM HubSpot pour des relations entreprises et alumnis mémorables

Dans un monde en constante évolution, la vocation de l’ISC Paris reste la même, sélectionner et former des talents à l’entreprise de demain. Elle met un point d’honneur à apporter le meilleur apprentissage possible à ses étudiants, avec des formations connectées à la réalité.

Transmettre à chacun le goût de l'engagement pour contribuer à bâtir un monde heureux

L’ISC Paris, c’est près de 20 000 alumnis dans le monde, deux campus, Paris et Orléans, et 60 ans d’existence. Des chiffres qui lui permettent de faire partie des 20 plus grandes écoles de commerce et de management en France. L’école est aujourd’hui le fer de lance de la formation par l’action, ambitionnant de devenir LA référence de l’Action Learning.

Aujourd’hui, le groupe se développe autour de 3 marques :

• ISC Paris Grande Ecole, membre de la conférence des grandes écoles et accréditée AACSB, AMBA et EPAS.
• ISC Paris Global Programs, expert des formations spécialisées de Bac + 3 à Bac + 5.
• ISC Paris Executive Education, à destination des professionnels.

Cette école de commerce, parmi les meilleures en France, a fait le choix de l’accompagnement et de la proximité avec les étudiants et les entreprises.

ISC Paris fait appel à l’agence Make the Grade pour transformer son expérience étudiant et partenaire avec HubSpot

Avec plus de mille entreprises partenaires et plusieurs milliers d'apprenants, l’ISC Paris devait trouver une solution centralisant tous leurs échanges avec leurs interlocuteurs. Pour exploiter au mieux ces données et éliminer les tâches administratives les plus chronophages, ils ont fait appel à Make the Grade. Nous les avons accompagnés sur plusieurs défis, permettant d'améliorer le parcours de décision de ses étudiants :

• Concevoir une stratégie commerciale forte et structurée pour soutenir les enjeux de croissance de l’école sur l’ensemble de ses formations.
• Construire des emails marketing afin d’assurer les actions de relation et service client.
• Personnaliser un CRM évolutif en tant que socle de la stratégie marketing et commerciale.
• Centraliser les données, les outils, ainsi que les équipes internes pour chaque business unit (DBA, MBA, alternance, taxe d’apprentissage, etc.).

Avec cette collaboration, l’ISC Paris devait disposer d’un CRM HubSpot personnalisé et optimisé face aux enjeux du secteur de l’éducation.

7 étapes pour installer HubSpot dans une école de commerce

En réponse à leurs besoins, un parcours de 6 sessions d’accompagnement sur le paramétrage du CRM fut mis en place. En amont de ces sessions, nettoyer la base de données initiale était nécessaire, afin de pouvoir travailler dans les meilleures conditions.

Nettoyer la base de données ISC Paris pour toutes ses activités B2B dont l'Alternance

La migration de données est l’occasion de partir sur un CRM optimisé pour les performances. Il est crucial de faire le tri et de nettoyer sa base de données CRM au mieux avant de l'importer. C’est dans ce cadre que nous avons accompagné les équipes de l’école, selon les propriétés nécessaires à retrouver dans leur CRM.

Voici le processus mis en place afin de migrer l’ensemble des données de contact et d'entreprises dans HubSpot :

• Vérification des champs de données, afin d’enrichir les champs vides et ne garder que les informations à valeur ajoutée.
• Nettoyage des données erronées, pour que les équipes disposent de données à jour.
• Raccordement de chaque contact et chaque entreprise à son propriétaire, permettant de garder de la cohérence entre les informations.
• Suppression des doublons, une mauvaise identification de ce paramètre pouvant nuire à l’efficacité des actions menées par les équipes de l’ISC Paris.
• Nomination des champs, civilité, téléphone, code postal, etc, afin d’assurer l’uniformité de la base.

Une fois ces étapes réalisées, nous avons procédé à une importation des données globale vers le CRM HubSpot. Chaque utilisateur a pu retrouver son portefeuille tel qu’il était avant l’importation. Nous avons ensuite enchaîné sur un parcours d’accompagnement en 6 sessions dédié au paramétrage de l’outil. Ce temps de personnalisation s’est réalisé avec deux porteuses de projet côté ISC Paris et un consultant CRM et RevOps côté agence Make the Grade.

Session 1 : Intégrer le CRM au cœur des actions de l’école

Pour cette première session d’une heure, l’enjeu était de présenter le CRM tout en expliquant son fonctionnement. Les équipes de l’ISC Paris ont pu comprendre toutes les subtilités des objets personnalisés, des fiches contacts et des fiches entreprises. Nous avons également pu définir les propriétés de contact et d’entreprise à créer, propres à l’école de commerce. Après cette session, les membres de l’ISC Paris étaient aptes à optimiser leurs actions marketing, avec un CRM personnalisé pour le secteur de l’éducation.

Session 2 : Personnaliser le tunnel de conversion selon les services internes concernés

La seconde session nous a permis d’expliquer le fonctionnement des tunnels de conversion sur HubSpot. Les différentes phases du cycle de vie, les fiches transactions ainsi que le potentiel d’automatisation. Avec différentes formations proposées par l’école, il nous fallait personnaliser le tunnel en fonction de chacune, en fonction des processus administratifs respectifs. Nous les avons conseillés et challengés sur les différentes phases du pipeline commercial à mettre en place. L’objectif de la session, pour l’ISC Paris, était de disposer des bonnes étapes et bonnes propriétés pour chaque fiche transaction.

Session 3 : Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée pour faciliter le placement des Alternants au sein des entreprises partenaires

Après avoir personnalisé le tunnel vente, place à son automatisation. En éliminant les tâches répétitives et chronophages, les actions humaines sont simplifiées. Nous parlons ici d’expérience d’aide au "match" entre entreprises et étudiants. L’objectif ? Anticiper un volume d’opportunités commerciales important à traiter simultanément. Nous parlons ici de plusieurs centaines d’entreprises à mettre en contact avec autant d’étudiants sur une période annuelle.

Avec un rythme intense et un flux élevé d’informations à chaque rentrée, il était important de mettre en place un processus d’automatisation marketing.

Session 4 : Créer un pont entre les outils de l’école et le CRM grâce à la synchronisation

Les équipes de l’ISC Paris travaillant avec divers outils pour gérer leurs missions, l’enjeu était de les raccorder à HubSpot :

• Eventbrite, dédié aux événements en ligne ou en physique, tels que les webinaires ou les portes ouvertes par exemple. L’intégration permet de remonter les données des contacts rencontrés lors de ces événements directement sur le CRM.
• LinkedIn Sales Navigator, pour garder un historique et une traçabilité des prises de contacts LinkedIn au sein de HubSpot.
• WordPress, le site web de l’ISC Paris étant conçu sur ce CMS. Grâce au plug-in dédié, il s’agissait de créer une synchronisation pour chaque formulaire rempli. Aligner le CRM et le site internet était essentiel afin que les équipes internes personnalisent leurs discours pour leurs prises de contact.

Session 5 : Être plus performant dans son quotidien avec les fonctionnalités de productivités commerciales HubSpot

L’avant-dernière session se concentrait sur les fonctionnalités de productivité commerciale disponible sur HubSpot, que voici :

• Les agendas, pour automatiser la prise de rendez-vous sans échange d’emails. Cette fonction permet aux étudiants et étudiants potentiels d’accéder directement au calendrier du personnel de l'ISC et d’opter pour un créneau selon les disponibilités. Les informations relatives aux rendez-vous sont en plus synchronisées directement avec le CRM.
• Les modèles d’emails, afin d’enregistrer les contenus similaires et gagner du temps. Les blocs répétitifs sont mémorisés en tant que modèle, tout en gardant la possibilité de personnaliser et d'adapter le contenu selon les destinataires.
• Les blocs de texte, conçus pour être réutilisables au sein de plusieurs supports. Les fiches d'informations de contacts, d'entreprises, dans les modèles d'e-mails, dans les chat, lors de l'enregistrement d'une note, etc.
• Les guides conversationnels, utilisés pour créer toutes les ressources nécessaires à la prospection. Ces guides permettent aux équipes de l’ISC Paris de structurer leurs prises de notes. Une fonctionnalité essentielle pour garder une trace des données importantes.
• Les files d’attente des tâches, aidant à gérer chaque action à exécuter. À chaque tâche terminée, le personnel de l'ISC est redirigé vers la fiche d’information liée à la tâche suivante.
• Liste non exhaustive, l’univers HubSpot étant en perpétuelle évolution.

Chacune de ces fonctions était en cohérence avec les phases du tunnel de vente définies en amont. L’objectif, optimiser au maximum la productivité des équipes.

Session 6 : Piloter l’activité commerciale et marketing en temps réel via les tableaux de bord

Voilà le temps de la sixième et dernière session, la création de tableaux de bord de suivi de la performance. Chaque tableau de bord contenait des rapports sur-mesure selon les besoins de l’ISC Paris. Nous leur avons proposé deux modèles spécifiques :

• Tableau de bord “Macro-économique”, nécessaire pour disposer d’une vision d’ensemble sur la productivité des commerciaux en temps réel.
• Tableau de bord personnalisé pour chaque membre de l'équipe, permettant à ces derniers de piloter eux-mêmes leur activité, toujours en temps réel.

Au terme de ces 6 heures, nous avons pris le temps d’échanger avec les équipes de l’école de commerce. Ce moment était primordial pour confirmer que nous avions su répondre à leurs attentes et à leurs enjeux initiaux.

De plus, nous leur avons délivré une charte de bonne conduite CRM, garantissant la qualité des données intégrées. Parmi les nombreux conseils présents dans cette charte, en voici quelques exemples :

• Créer des propriétés personnalisées dans HubSpot, afin que les données soient intuitivement bien utilisées par les équipes :
  • Propriétés de contact, “Cette personne est-elle un alumni de l’ICS Paris ?
  • Propriétés d’entreprise, “Cette entreprise est affiliée à quel campus de l’ISC ?”
  • Propriétés de transaction, “Ce candidat souhaite s’inscrire à quelle formation ?”
• Respecter les bonnes nomenclatures, tout en personnalisant les propriétés propres au secteur de l’éducation.
• Personnaliser l’affichage des fiches d’informations, pour faciliter le quotidien des utilisateurs du CRM.
• Segmenter la base de données avec les listes de contacts dynamiques, créées selon leurs propriétés ou de leurs activités.
• Installer l’extension HubSpot sur sa boîte mail, pour suivre et conserver une trace de l’engagement des contacts via les emails.

Tous ces conseils avaient pour finalité un usage optimal de l’outil vis-à-vis des actions commerciales entreprises par l’ISC Paris.

Utiliser les emails marketing pour diffuser des messages personnalisés aux étudiants et entreprises

En parallèle de l’intégration du CRM HubSpot, nous avons conçu des modèles d’emails marketing dans le portail ISC Paris. Avec trois entités au sein du Groupe, l’objectif était de développer un modèle pour chaque :

• ISC Paris Grande École.
• ISC Paris Global Programs.
• ISC Paris Executive Education.

L’activité marketing quotidienne étant volumineuse, beaucoup de contacts sont remontés, pour lesquels un discours personnalisé était nécessaire. Nous avons animé des ateliers en compagnie des équipes, afin de connaître les éléments essentiels à diffuser dans ces emails. Il s’agissait des actualités comme les portes ouvertes, partager des contenus et des brochures liées aux formations, des témoignages alumnis, etc.

Créer les modèles de ces emails marketing a demandé plusieurs phases :

• Élaboration des maquettes graphiques des modèles d’emails.
• Validation et challenge des équipes de l’ISC Paris.
• Intégration des maquettes dans le CRM HubSpot par le consultant en charge du projet au sein de l’agence.
• Clonage des modèles en fonction de l’entitée concernée et des sujets à évoquer.

La personnalisation des emails est essentielle pour engager une relation de confiance et de proximité avec ses interlocuteurs. Véritable pilier de l’inbound marketing, c’est un outil de conversion et de nurturing redoutablement efficace.

Accueil et coaching par binôme de toutes les équipes de ISC Paris sur ses deux campus à Paris et à Orléans

Suite aux deux étapes précédentes, nous avions tout le contexte pour entamer la dernière partie de cet accompagnement d’optimisation CRM. Elle concernait la formation des équipes internes de l’ISC. Chaque unité utilisatrice de la solution HubSpot a pu profiter d’une formation sur-mesure et adéquate selon ses besoins.

Au total, 5 binômes ont participé à ces séances de formation d’une heure. Elles concernaient plusieurs pôles. Doctorate of Business Administration, Master of Business Administration, Alternance, Taxe d’apprentissage et Fond de dotation, ainsi que Formation continue. Voici l’ordre du jour de ces onboardings par binômes :

• Un tour de table pour remonter les défis métiers à résoudre via le CRM pour chaque participant.
• Une mise en contexte du CRM HubSpot, de ses objets contacts, entreprises et transactions.
• Une connexion entre la boîte email des membres du binôme et de l’extension HubSpot.
• Un état des lieux des outils liés aux emails, c’est-à-dire les modèles, les réunions, les consignes et le suivi.
• Une synchronisation de leur agenda avec HubSpot puis l’ajout d’un lien de prise de rendez-vous.
• Une présentation du tunnel de conversion et de sa bonne utilisation

Le transfert de compétences est une valeur à laquelle nous attachons une grande importance. C’est pourquoi nous avions à cœur de donner toutes les clés à l’ISC Paris pour qu’ils utilisent au mieux leur outil CRM.

ISC Paris capitalise sur le CRM Hubspot pour se concentrer sur de nouveaux défis

Cet accompagnement CRM complet a permis à l’ISC Paris de structurer son organisation interne, tout en améliorant l’expérience de ses étudiants et de ses entreprises partenaires. Les équipes ont renforcé leurs connaissances et leurs pratiques grâce à 6 sessions dédiées au paramétrage de l’outil HubSpot. Avec également 3 modèles d’emails marketing élaborés pour chaque entité et des formations sur-mesure, l’ISC Paris s’assure une utilisation optimale de HubSpot. Cependant, de nouveaux défis ont été relevés durant ce parcours, comme celui de l’expérience client à fluidifier à l’aide de pages d'atterrissages dédiées.

Leur objectif est d’aller toujours plus loin dans leur accompagnement, afin d’aider leurs étudiants à trouver les bonnes entreprises. Le CRM HubSpot est pour l’école de commerce un levier essentiel pour pouvoir se concentrer davantage sur son cœur de métier, l’apprentissage. Après avoir vu comment personnaliser le CRM HubSpot pour le secteur de l’éducation, découvrez comment l’aligner avec votre site internet. Pour cela, notre étude de cas sur la refonte du site web de l’École Hôtelière de Lausanne est idéale.