Honoris structure un Membership Portal pour simplifier l’accès à ses ressources

Challenge : un parcours de candidature éclaté entre plusieurs outils

Chaque école gérait son propre processus d'admission, avec ses outils et son parcours candidat. Deux problématiques distinctes se posaient donc en parallèle : simplifier l'expérience du candidat, et donner aux deux écoles un socle commun sans effacer leur identité respective.

Un accès aux contenus dispersé et peu lisible pour les candidats

Les candidatures étaient réparties entre plusieurs formulaires, la plateforme d'inscription des étudiants et différents sites web, avec des traitements manuels à chaque étape. Résultat pour le candidat : un parcours peu fluide, de la double saisie, aucune visibilité sur l'avancement de son dossier, et des documents échangés par email.

Des équipes internes ralenties par la dispersion des outils

Côté équipes, le suivi reposait sur Student Manager, les sites web, les emails, et WhatsApp, qui restait le principal canal du service client FEDISA. La vérification des dossiers, les relances, la création des fiches étudiants, le suivi des paiements et l'attribution des candidatures se faisaient manuellement, avec pour conséquences des erreurs, des données dupliquées, un manque de visibilité et une expérience candidat hétérogène d'une école à l'autre.

Une architecture à construire pour deux écoles indépendantes sur un socle commun

Au-delà de l'expérience candidat, l'enjeu de fond était de concevoir une plateforme unique capable de centraliser les admissions et d'automatiser les échanges, tout en préparant une intégration avec leur SIS (Student Information System), sans jamais uniformiser au point de faire perdre à The Animation School et FEDISA leur autonomie opérationnelle.

Solution : un Membership Portal pensé comme un espace de service, pas une simple page protégée

Le projet a démarré par plusieurs ateliers de cadrage réunissant Make the Grade, Honoris et les deux écoles, pour cartographier l'ensemble du parcours candidat. Cette phase a donné lieu à un cahier des charges et à un logigramme retranscrivant chaque étape du parcours, front comme back end. Le cadrage a duré un mois et demi, suivi de sept mois de réalisation du portail d'admission et de l'intégration CRM pour les deux écoles, soit un peu plus de huit mois au total.

Une architecture multi-marques sur une instance HubSpot unique

FEDISA et The Animation School partagent aujourd'hui la même instance HubSpot, avec une architecture multi-marques qui conserve une séparation stricte des données tout en mutualisant la plateforme. Chaque école correspond à son propre portail et à sa propre membership list, avec des droits d'accès qui reposent sur le Brand, les Membership Lists, des propriétés CRM dédiées et des Permission Sets.

Un espace personnel qui suit le candidat à chaque étape

Le portail a été pensé comme un véritable espace personnel plutôt que comme un simple point d'accès : authentification sécurisée, création de compte, suivi d'avancement, formulaires multi-étapes avec sauvegarde automatique, upload de documents, gestion des paiements, prise de rendez-vous et tableau de bord candidat. Le candidat y retrouve l'état de sa candidature, ses documents, les étapes restantes et ses offres d'admission, avec un contenu qui s'adapte automatiquement selon l'école, le programme et le statut de sa candidature.

Des automatisations qui suppriment les ressaisies

La création des candidatures et des deals associés est désormais automatique, tout comme les emails déclenchés par les actions du candidat (acceptation, refus, planification d'entretien) et la synchronisation avec Student Manager. Ces automatisations se déclenchent selon l'avancement de la candidature, les paiements, les entretiens ou les documents déposés, ce qui a permis de supprimer les ressaisies et d'automatiser une grande partie des tâches administratives.

Une plateforme connectée à l'écosystème Honoris

Le portail a été relié à Student Manager pour synchroniser les informations des candidats admis, à Yoco pour automatiser les paiements, à Outlook et Gmail pour la visibilité des échanges et la synchronisation des agendas, et aux sites web des deux écoles pour le reporting et le tracking.

Résultats : un pilotage centralisé et une expérience candidat plus lisible

Les candidats disposent désormais d'un espace personnel unique qui centralise toutes les étapes de leur admission, avec un suivi en temps réel et beaucoup moins de ressaisies. Côté équipes, la double saisie entre systèmes a disparu : le suivi des candidatures, les relances, la gestion des documents et des paiements, ainsi que la communication avec les étudiants sont désormais pilotés depuis HubSpot, avec une meilleure visibilité et une centralisation complète des données.

Les accès sont aujourd'hui entièrement pilotés par HubSpot Membership et les permissions CRM, ce qui fiabilise la gestion des deux écoles sur une même plateforme. Le principal succès du projet tient précisément là : réunir deux établissements indépendants dans un environnement HubSpot commun, sans jamais leur faire perdre leur autonomie opérationnelle.

Services Make the Grade mobilisés

Le projet a mobilisé l'expertise CRM de Make the Grade (conseil CRM, architecture HubSpot, gouvernance) autant que son savoir-faire produit (UX/UI, développement CMS et développement du Membership Portal), complétés par la mise en place des automatisations marketing et commerciales, les intégrations API avec l'écosystème Honoris, et un volet formation/documentation pour ancrer l'usage auprès des équipes.

Et après ?

La collaboration se poursuit avec la finalisation de l'intégration Student Manager, le déploiement complet du Service Hub et la mise en place d'une Knowledge Base. De nouveaux programmes viendront enrichir le portail, et Honoris envisage d'étendre cette architecture à d'autres écoles du groupe, avec l'ambition de faire de HubSpot la plateforme centrale du recrutement, de l'admission et de l'expérience étudiante.