CRM éducation : intégrez HubSpot pour piloter vos admissions et votre croissance

Item: Make the Grade
Rating: 5
Author: Ana McFee

Pour les écoles multi-campus, groupes d’enseignement, CFA, EdTech et organismes de formation à forts volumes, un CRM éducation doit connecter acquisition, candidatures, admissions, scolarité, relations entreprises et reporting. Make the Grade structure HubSpot comme colonne vertébrale de ce parcours pour aider les directions marketing, admissions et générales à mieux piloter leurs objectifs de rentrée.

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Illustration homepage avec trois personnes devant un écran qui regarde l'analyse du traffic des candidats

Logos clients Frictions Replay webinaire Avant / Après Architecture Ecosystème Études de cas Notre approche Témoignages FAQ

Des établissements d’éducation supérieure nous font confiance

Frictions

Pourquoi les établissements d’enseignement supérieur perdent des opportunités qualifiées ?

Chez vos équipes admissions, le parcours candidat ne se limite plus à une demande de brochure. Il traverse le site, les campagnes, les salons, les JPO, les admissions, les outils de scolarité, les relations entreprises et parfois plusieurs campus. Sans CRM structuré, la donnée circule mal et les décisions arrivent trop tard.

Parcours candidats fragmentés

Leads issus du site, des salons, des JPO et des campagnes mal consolidés
Dossiers incomplets relancés trop tard
Vision limitée sur les étapes entre intérêt, candidature et inscription
Expérience inégale selon campus, programme ou équipe

Données dispersées

Outils admissions, ERP, LMS et paiement peu synchronisés
Segmentation difficile par programme, intake, campus ou profil
Reporting incomplet sur le coût par inscrit
Gouvernance et permissions complexes dans les groupes multi-écoles

Workflows trop manuels

Relances candidates dépendantes des équipes
Qualification des profils peu automatisée
Événements de recrutement difficiles à mesurer
Relations entreprises, alumni et support étudiant peu connectés au CRM

Retour d'expérience

De lead à diplômé avec HubSpot : comment connecter marketing, admissions et scolarité ?

Découvrez comment utiliser HubSpot comme colonne vertébrale du parcours étudiant : acquisition, candidatures, admissions, scolarité, reporting et synchronisation avec vos outils métiers. Un replay pensé pour les directions marketing, admissions et générales qui veulent mieux piloter leurs objectifs de rentrée.

Comprendre pourquoi le funnel classique bloque vos analyses
Identifier les données clés à structurer dans HubSpot
Architecture cible : Connecter CRM, outil candidature et ERP
La méthode d’implémentation CRM EDU par Make the Grade
Mesurer le coût par inscrit et par diplômé

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Transformation CRM

Passer d’un CRM de suivi à une machine de recrutement pilotée

L’enjeu n’est pas seulement d’installer HubSpot. Il s’agit de concevoir une architecture CRM capable de soutenir vos admissions, vos événements, vos relations entreprises et vos décisions de direction.

Illustration deux personnes devant un ordinateur qui gèrent tout depuis un fichier excel

Avant

Les équipes marketing génèrent des leads, les admissions suivent les candidatures dans un autre outil, la scolarité conserve ses données dans l’ERP et la direction consolide les chiffres manuellement. Les relances dépendent des équipes, les performances par programme restent difficiles à comparer et le coût réel d’acquisition d’un inscrit manque de fiabilité.

Illustration deux personnes devant un ordinateur qui regarde un dashboard complet

Après

HubSpot centralise les interactions clés et se synchronise avec vos outils métiers. Les candidats sont qualifiés, relancés et orientés selon leur profil, leur programme et leur niveau d’engagement. Les équipes admissions gagnent en réactivité, les relations entreprises disposent d’une meilleure visibilité et la direction pilote les conversions par campus, programme et canal.

Nos expertises

À vos côtés pour structurer votre système de croissance

Intégration CRM HubSpot

Architecture de données, pipelines admissions, objets personnalisés, migration, synchronisations API, permissions, automatisations et adoption des équipes.

Découvrir notre offre CRM

Acquisition Marketing

Campagnes, nurturing candidats, segmentation, JPO, salons, contenus, scoring et pilotage du coût d’acquisition par inscrit.

Découvrir notre offre Growth

Site De Conversion

Sites d’écoles, pages programmes, formulaires multistep, quiz d’orientation et parcours de conversion connectés à HubSpot.

Découvrir notre offre Web Design

Architecture cible

Un CRM éducation conçu pour vos parcours candidats, vos campus et vos équipes

Make the Grade conçoit l’architecture HubSpot autour de vos processus réels : acquisition, admissions, événements, relations entreprises, alumni, scolarité et pilotage groupe.

Candidats

Programmes

Événements

Relations entreprises

Pilotage

Le contact candidat reste l’entité centrale de l’architecture. Il rassemble les interactions marketing, les demandes d’information, les participations aux événements, les réponses aux quiz d’orientation, les candidatures associées et les échanges avec les équipes admissions. L’objectif n’est pas de tout stocker dans le contact, mais de construire une vision claire du parcours candidat sans perdre l’historique d’engagement.

À éviter : transformer le contact en fourre-tout. Les candidatures, participations, programmes ou rentrées doivent être modélisés via des transactions, des associations ou des objets dédiés lorsque le pilotage l’exige.

Illustration d'un homme avec un parcours candidat complet à côté

Les programmes, rentrées et parcours de formation doivent être structurés pour comparer les performances par offre, campus, admission (intake) ou modalité. Selon le modèle de l’établissement, HubSpot peut combiner pipelines de transactions dédiés, objets personnalisés Programs et Intakes, et synchronisation avec l’outil d’admission interne.

À structurer : programme demandé, campus, rentrée, statut de candidature, source d’acquisition, pièces manquantes, niveau de maturité, étape de conversion et objectif d’inscription.

Illustration d'une femme assise devant son ordinateur avec une image représentant les différents programmes reliés à HubSpot

Les JPO, salons, webinaires et événements de recrutement doivent être traités comme des points de conversion à part entière. Avec des objets Events et Registrations, HubSpot permet de suivre l’inscription, la participation, le no-show, les relances et la conversion post-événement vers une candidature ou une inscription.

À piloter : type d’événement, programme concerné, campus, statut de participation, canal d’acquisition, score d’engagement et contribution de l’événement au pipeline admissions.

Illustration d'une femme avec une image représentant les journées portes ouvertes

Les relations entreprises doivent rester lisibles dans l’objet Entreprise, enrichi par des libellés d’association et des vues dédiées. L’enjeu est de relier entreprises partenaires, recruteurs, alternance, stages, alumni et opportunités de développement sans créer une architecture inutilement complexe.

À connecter : entreprises partenaires, contacts alumni, besoins de recrutement, signaux d’intérêt, programmes concernés, campus associés et historique des interactions commerciales.

Illustration d'un homme avec une image représentant le réseau de l'école avec les différentes entreprises partenaires

HubSpot doit devenir le référentiel d’engagement et de pilotage des revenus, pas forcément le référentiel administratif. Les données critiques peuvent venir de l’ERP, du LMS, des outils d’admission, de paiement ou de reporting, puis être consolidées dans HubSpot pour aider les équipes à décider plus vite.

À suivre : coût par lead, coût par candidat, taux de conversion lead-candidature-inscription, remplissage par programme, performance par campus, participation JPO, no-show, dossiers incomplets et contribution des relations entreprises.

Illustration d'une femme avec un dashboard représentant l'évolution du traffic

Préparer son projet CRM

Téléchargez le cahier des charges migration CRM pour les établissements d’éducation supérieure

Un modèle pour cadrer votre projet HubSpot avant de migrer vos données, connecter vos outils métiers et embarquer vos équipes admissions.

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Un homme mature assis avec une image représentant les différentes intégrations API et synchronisation avec HubSpot

Écosystème d’outils

HubSpot connecté à vos outils métiers éducation

Votre CRM ne doit pas remplacer tous vos outils. Il doit orchestrer les données utiles pour mieux recruter, convertir, accompagner et piloter.

Gestion scolaire : Parcoursup, E-candidat, Veracross, Full Fabric
ERP : Ypareo, Galia, Aurion
LMS et e-learning : Moodle, Docebo, 360Learning, Canvas
Acquisition : LinkedIn Ads, Google Ads, Typeform, Fillout, Livestorm
Financement et paiement : Mon Compte Formation, OPCO, Stripe, Flywire, Pennylane
Gestion documentaire : PandaDoc, Oneflow, Portant
Pilotage : Power BI, Looker Studio

Études de cas

Nos partenariats les plus efficaces dans l’éducation

Notre approche

Les étapes d’un projet HubSpot pour l’éducation supérieure

Nos consultants CRM et RevOps cadrent le projet avec vos équipes marketing, admissions, relations entreprises, scolarité et direction pour déployer un CRM réellement utilisable.

Audit CRM et parcours

Architecture data

Synchronisations métiers

Workflows et IA

Adoption et pilotage

Cartographie des parcours candidats, sources de leads, outils métiers, cycles admissions, événements et indicateurs de pilotage.

Définition des objets, propriétés, pipelines, associations, permissions, règles de gouvernance et modèles de reporting.

Connexion des outils de candidature, ERP, LMS, paiement, événementiel, téléphonie et reporting avec HubSpot.

Automatisation des relances, scoring candidats, qualification par quiz, alertes admissions, matching CV et customer agent autour des programmes ou campus.

Formation des équipes, documentation, recettes, tableaux de bord et optimisation continue des conversions par canal, programme et campus.

Témoignages

Comme Ana McFee de EHL Hospitality Business School SA,
faites confiance à Make the Grade

"Nous sommes actuellement accompagnés sur l’intégration de HubSpot, menée dans un contexte de délais serrés et d’enjeux opérationnels forts. L’accompagnement est de grande qualité : forte réactivité, échanges clairs et structurés, et une réelle compréhension de nos besoins métier pour proposer des solutions concrètes et rapidement activables."... Plus

Ana McFee

Responsable Marketing chez EHL Hospitality Business School SA

FAQ

Questions fréquentes sur le CRM éducation et HubSpot

Qu’est-ce qu’un CRM éducation ?

Un CRM éducation permet de centraliser et piloter les interactions avec les candidats, étudiants, alumni, entreprises partenaires et équipes internes. Dans l’enseignement supérieur, il sert notamment à suivre les demandes d’information, candidatures, événements, relances, inscriptions et indicateurs de performance.

Pourquoi utiliser HubSpot dans l’enseignement supérieur ?

HubSpot permet de connecter acquisition, admissions, marketing automation, service étudiant, relations entreprises et reporting dans une même plateforme. Pour les écoles et groupes multi-campus, l’intérêt est de mieux structurer les parcours, automatiser les relances et mesurer la conversion par programme, campus ou canal.

HubSpot peut-il se synchroniser avec nos outils métiers ?

Oui. HubSpot peut être connecté à des outils de candidature, ERP, LMS, plateformes de paiement, formulaires, outils événementiels ou solutions de reporting. Make the Grade accompagne notamment des synchronisations avec des environnements comme Veracross, Ypareo, Aurion, Moodle, 360Learning, Eudonet, Mon Compte Formation, Livestorm, Parcoursup, Power BI ou Looker Studio.

Un CRM peut-il gérer plusieurs écoles, campus ou programmes ?

Oui, à condition de bien concevoir l’architecture. Les pipelines, permissions, propriétés, objets personnalisés et tableaux de bord doivent permettre aux équipes locales d’opérer efficacement tout en donnant à la direction une vision consolidée.

Quels cas d’usage peut-on automatiser avec HubSpot ?

Les cas les plus fréquents sont les relances de dossiers incomplets, le nurturing candidats, les invitations JPO, le scoring, les alertes admissions, la qualification par quiz, le suivi des événements, le support étudiant et le reporting par programme ou campus.

L’IA a-t-elle un rôle dans un CRM éducation ?

Oui, lorsqu’elle est intégrée à des workflows utiles : scoring des candidats, matching de CV, signaux de recrutement des entreprises partenaires, synthèse des interactions, assistants autour des programmes et support aux équipes admissions. L’IA doit servir les processus existants, pas créer une couche isolée.

Votre projet HubSpot éducation

Parlons de votre système de croissance

Vous souhaitez structurer HubSpot pour vos admissions, vos événements, vos relations entreprises ou votre pilotage groupe ? Échangeons sur votre architecture CRM, vos outils métiers et les priorités à traiter en premier.

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