Migration vers HubSpot en 1 mois : le défi multi-marques de Gekko Group

Un besoin de simplicité et de visibilité sur le ROI

Gekko Group est un acteur majeur dans la travel tech et l'hôtellerie B2B. Avec 170 collaborateurs et 5 marques spécialisées (plateformes de réservation, programme de fidélité, solutions en marque blanche).

Pendant plusieurs années, l'équipe marketing s'est appuyée sur une solution d'automatisation efficace, qui répondait globalement bien à ses attentes et a accompagné la croissance du groupe. Toutefois, avec l'évolution des besoins internes, les équipes recherchaient une nouvelle approche en matière d'ergonomie et davantage de souplesse au quotidien. 

La décision a été prise de migrer vers HubSpot Marketing Hub pour répondre à ce besoin d'ergonomie et centraliser le pilotage de la performance.

La problématique : Faire cohabiter HubSpot et Salesforce dans un environnement multi-marques

Le projet comportait une contrainte majeure : le temps.
La migration devait être finalisée en un mois.

Au-delà du timing, deux défis techniques devaient être relevés pour que la transition soit une réussite.

L'alignement des données entre deux logiciels différents

Salesforce et HubSpot ont des structures de données différentes. Certains types de champs essentiels à Gekko Group ne pouvaient pas être synchronisés nativement. Sans une solution adaptée, le groupe risquait de perdre en qualité d'information lors du transfert.

La gestion du multi-marques

C'est la grande particularité de Gekko Group : un seul contact peut interagir avec plusieurs marques du groupe. Alors que Salesforce permet de multiplier les fiches contacts, HubSpot privilégie le contact unique. Il fallait donc trouver un moyen de savoir précisément à quelles marques chaque personne appartient sans créer de doublons.

La solution : Une migration technique sur-mesure et un accompagnement agile

Pour répondre à ces enjeux, nous avons mis en place une stratégie axée sur la fluidité des données et la personnalisation de l'outil.

Une synchronisation intelligente via des "champs miroirs"

Pour contourner les limites de synchronisation entre Salesforce et HubSpot, nous avons créé des champs miroirs. Cette technique permet de faire correspondre parfaitement les informations entre les deux outils. Cela garantit que les équipes commerciales et marketing travaillent toujours sur les mêmes données.

Un système de segmentation multi-marques personnalisé

Pour gérer les 5 marques au sein d'un seul portail HubSpot, nous avons configuré un champ spécifique appelé "Marketing Brands". Grâce à ce système à valeurs multiples, le marketing peut désormais filtrer ses contacts en un clic et envoyer des campagnes ultra-ciblées selon l'appartenance de chaque client aux différentes entités du groupe.

Une organisation précise pour tenir les délais

Pour tenir ce délai très court, nous avons misé sur une exécution simple et efficace. Tout a commencé par un cadrage intensif pour transformer les besoins de Gekko Group en feuille de route concrète. Une fois ce plan validé, nous avons enchaîné sur le paramétrage de l'outil et l'importation sécurisée des données. Le projet s'est terminé par une formation concrète des équipes pour qu'elles puissent lancer leurs premières campagnes dès la fin du mois.

Résultats : Un marketing plus agile et des données fiabilisées

En l'espace d'un mois, les équipes de Gekko Group ont intégré ce nouvel outil à leur quotidien. Une évolution naturelle, avec des résultats concrets dès la mise en ligne.

La prise en main a été très rapide. Les équipes marketing disposent d'un outil simple à utiliser, tandis que le groupe bénéficie d'une base de données saine et d'une meilleure visibilité sur ses performances globales.